Wir alle kennen die Situation, in der man sich sagt: „Ich mache das später, ich mache es morgen.“ Das systematische Aufschieben von Aufgaben, Vorsätzen oder Entscheiden wird in der Fachsprache „Prokrastination“ genannt. Prokrastination ist der Erzfeind der Leistungsfähigkeit. Erfolgreiche Menschen verfügen über Strategien Prokrastination zu überwinden, um ihre Ziele zu erreichen. Wie kann man diesen Zustand überwinden? Die zwei häufigsten Ursachen sind diese: 1) die Schwierigkeit, Prioritäten zu setzen und 2) mangelnde Klarheit über die Aufgabe oder das Ziel.

1. Die Schwierigkeit, Prioritäten zu setzen. Die Lösung ist, eine Liste aller Aufgaben zu erstellen, die dann nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet und zeitlich in einen Aktionsplan erfasst werden. Bereits der Umstand, dass die Dinge niedergeschrieben werden, hilft, diese in ihrer Gesamtheit im Blick zu behalten und Klarheit über das Ziel zu gewinnen. Manchmal ist es sinnvoll, Aufgaben in Teilschritte zu zergliedern. Die anfallenden Aufgaben können dann gemäss Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden:

„Dringend und wichtig“

„Dringend, jedoch unwichtig“ oder „Wichtig, jedoch nicht dringend“

„Nicht dringend und nicht wichtig“.

Im nächsten Schritt werden die Aufgaben gemäss der zugeteilten Priorität in einen Kalender eingetragen. Es ist wichtig, realistische Zeitrahmen zu setzen. So wird ein Überblick sichergestellt, welcher es erlaubt, die Prioritäten und die Termintreue zu gewährleisten.

2. Mangelnde Klarheit über die Aufgabe oder das Ziel. Wenn die Aufgabe nicht klar ist, ist es normal, dass der Anfang schwer fällt, vielleicht aus Angst, alles noch ein mal von vorne beginnen zu müssen, oder das Ergebnis völlig falsch sein könnte. In einer solchen Situation helfen folgende Fragen:AEXSP7J89L

Welche Ergebnisse werden angestrebt und was ist der erwartete Nutzen? Was lässt mich wissen, dass das Ziel erreicht ist? Welche Kriterien sind entscheidend, um die Erreichung des Ziels zu messen?
Welche Ressourcen, welche Fertigkeiten, Personen oder finanzielle Mittel braucht es dafür?

 

Nach der anfänglichen Zielklärung, soll ein erster Schritt in die gewünschte Richtung gemacht werden. Auch wenn dieser nicht zu 100% mit dem Ziel übereinstimmt, besteht immer die Möglichkeit, den nächsten Schritt anzupassen. Wichtig ist, eine Dynamik auszulösen und in Bewegung zu bleiben. Mit dem ersten Schritt wird zudem die anfängliche Blockade gelöst. Und, falls Sie später wieder damit beginnen, Aufgaben aufzuschieben, nehmen Sie sich Zeit, die bereits zurückgelegte Strecke zu begutachten. So gewinnen sie wieder Zuversicht in die eigene Leistungsfähigkeit.

Bis jetzt wurden die zwei häufigsten Ursachen der Prokrastination besprochen. Es gibt jedoch andere, tiefere und subjektive Ursachen, die die Leistungsfähigkeit einschränken und die Motivation voranzukommen beeinträchtigen können. So kann zum Beispiel der Umfang der Aufgabe überwältigend erscheinen; oder vergangene negative Erfahrungen können zu Unlust zum Handeln führen. Im Folgenden wird auf  weitere Ursachen der Prokrastination und entsprechenden Strategien zu deren Überwindung eingegangen.

download3. Überwältigung: Man fühlt sich völlig überfordert, die Aufgabe scheint riesig und überwältigend zu sein. Manchmal sagen wir „Ich schaffe das nie.“ oder „Heute bin ich nicht in der Stimmung.“ und dann geben wir irgendwelchen Nebensächlichkeiten den Vorrang. Was kann man dagegen tun?

Das Ganze in Unterbereiche und Teilaufgaben aufgliedern. Besonders bei grösseren Projekten helfen die Aufteilung in Zwischenziele und die Festlegung einer überschaubaren Struktur sehr. Dies allein lässt die Bewältigung der Aufgabe realistischer erscheinen. Oft ist man sich einfach nicht bewusst, dass, wenn ein Anfang gemacht worden ist, die Stimmung folgt. Also, besonders, wenn man nicht in der Stimmung ist, ist es umso wichtiger, einen kleinen Teil der Aufgabe trotzdem aufzunehmen. Und selbst, wenn die produktive Stimmung ausbleibt, wird Disziplin trainiert. Man beweist sich; „Ich kann trotzdem handeln und das, was mir wichtig ist, tun.“ Und diese Fähigkeit zu besitzen, ist fantastisch!

Konzentrieren Sie sich auf den bevorstehenden Abschnitt! Machen Sie es wie der Läufer, der bei langen Strecken seinen Fokus auf den jeweils nächsten Meilenstein richtet. Das nächste Teilziel muss nah genug und erreichbar sein. Von dort kann man auf die zurückgelegte Strecke blicken und Mut schöpfen.

Eine Abkürzung suchen! Gibt es möglicherweise einen einfacheren oder kürzeren Weg? Was müssen Sie selbst erledigen und wo können Sie sich helfen lassen? Es gibt Schlüsselmomente, bei denen es sich lohnt, innezuhalten und sich genau diese Fragen zu stellen. Nicht jeder Halt muss mit Prokrastination gleichgesetzt werden!

4. Ganz einfach, Angst: Angst vor dem Versagen oder Angst vor dem Erfolg und den Konsequenzen, die sich daraus ergeben. Manchmal fühlt man sich einer Aufgabe nicht gewachsen. Oft stehen einschränkende Glaubenssätze dahinter, die sich aus negativen Erfahrungen oder früheren Fehleinschätzungen und sozialen Prägungen aus der Kindheit ergeben haben. In diesem Fall ist es ratsam, die eigenen Überzeugungen und Glaubenssätze über sich selbst zu überprüfen. Wichtig ist auch, die möglichen Konsequenzen einer Handlung, bzw. Nicht-Handlung einzuschätzen. Ich erinnere mich an ein Interview mit dem Olympiasieger Michael Gross, in dem er sagte, mit was für einer Einstellung er am Start steht: er sagt zu sich: „Ich habe noch nichts verloren und nichts gewonnen, ich habe jedoch die Möglichkeit, etwas zu gewinnen und ich freue mich zu zeigen, was in mir steckt, dafür habe ich ja trainiert.“

5. Perfektionismus: Wir haben manchmal zu grosse Erwartungen an uns selbst, nichts ist gut genug. Meistens ist jedoch „gut genug“ einfach gut genug. Mehr als gut anzustreben entfernt uns von dem, was wirklich notwendig ist. Es ist wichtig, sich darüber klar zu sein, dass Perfektion nicht existiert und daher ein sinnloses Kriterium ist. Es ist besser, etwas Fehlerhaftes zu produzieren und aus den Rückmeldungen zu lernen. So funktioniert das menschliche Lernen: wir bauen auf früheren Schritten und Lernbausteinen auf.

6. Stress. Stress ist einer der grössten Feinde der Leistungsfähigkeit und der Kreativität. Und ohne Kreativität ist es schwierig, sich die nächsten Schritte vorzustellen und zu planen. Stressbewältigung ist daher von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, diese Ursache der Prokrastination zu überwinden. Allgemein lässt sich sagen, die Strategien zur Stressbewältigung sind sehr individuell, der Eine joggt, ein Anderer spielt Gitarre, und manchmal reicht sogar eine kurze Atemübung um aus einem Produktivitätstief herauszukommen.

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Bild Rafaela Beddig